Planificar para crecer

Publicada el día: 27 mayo, 2013

Todo negocio es un gran rompecabezas donde cada pieza tiene su compañera para un encastre perfecto, formando un bloque que da solidez.



 

Durante los últimos años las PyMEs fueron creciendo y consolidándose hasta llegar a ser participantes clave en la economía nacional. Desde aquellas que pudieron posicionarse en el mercado externo con la exportación de sus productos hasta esas otras que lograron tener su lugar en el mercado local.

El contexto macroeconómico continúa favoreciendo a este tipo de emprendimientos y cada vez se generan más productos y servicios que se orientan a satisfacer las necesidades de las Micro PyMEs y PyMEs, en un mercado cada vez más competitivo y demandante.

Para poder lograr un crecimiento sustentable en el tiempo, las empresas requieren tener un mayor control de su negocio, desafiando la optimización de sus recursos, requiriendo una visión a mediano / largo plazo que potencie su crecimiento hacia un objetivo claro.

Cuando uno llega a la primera entrevista con el Director o dueño de una PyME le realiza una serie de preguntas a fin de poder entender cómo es la administración de la empresa. Si bien la intuición de los directivos para la toma de decisiones es importante y ayuda, no es suficiente a la hora de desarrollar un negocio, la planificación estratégica es clave si se desea crecer y posicionarse en un mercado en movimiento constante como el nuestro, donde la incertidumbre económica genera mucha inseguridad.

Algunas preguntas frecuentes

1- ¿Con qué información cuenta la empresa para conocer la evolución del negocio?

Lo primero que uno puede ver es la duda sobre lo que uno pregunta: ¿de qué información me estarán hablando? La respuesta suele ser que: “todos los días pregunto a los vendedores como fue la venta, controlo el saldo del banco y manejo los proveedores lo mejor que puedo según la plata que me va entrando”.

2- ¿El negocio es rentable, nos da ganancia?

La respuesta es casi siempre la misma, “todos los meses retiro equis cantidad de dinero y alcanza para mis gastos y el nivel de vida que llevo”. Ahora bien, ¿cómo podemos saber si estamos retirando el monto adecuado y si el negocio puede darnos más o no?

3- ¿La empresa cuenta con un asesoramiento legal?

En la generalidad de las empresas, se busca cuando hay un conflicto en camino, y no para prevenirlos. Los aspectos contractuales, comerciales y societarios a la hora de formar una empresa de cualquier tamaño son de suma importancia, ya que se evitan futuros conflictos entre socios, empleados o terceros.

A medida en que avanza la entrevista y uno explica la importancia del manejo de la información, el comentario que surge en forma casi inmediata y natural es: ”pero nosotros somos una PyME, necesitamos tanta información, no vamos a burocratizar mucho a la gente, esos análisis y tanta planificación no es mas para una empresa grande que tiene mas personal?”.

La respuesta a todas esas dudas que van surgiendo es no, no burocratiza, y no importa el tamaño de la empresa, cada actividad debe ser diseñada según el tamaño y negocio de cada PyME. Por el contrario, ayuda a planificar un crecimiento y ordenar el negocio, lo más difícil es tomar la decisión de iniciar un proceso para mejorar la administración del negocio, ya que una vez que se tienen los circuitos armados y el personal capacitado con la nueva metodología, todo es  más ágil y de mayor control.

En las PyMEs rara vez uno se encuentra con el uso de informes de gestión, que ayuden a medir en forma mensual el negocio; procesos y procedimientos definidos que ordenen las tareas diarias; y roles y responsabilidades definidos para los distintos colaboradores, punto clave para asegurar la operatoria del negocio. Esto último se debe a que a medida en que van creciendo las empresas, las personas van adquiriendo mayor cantidad de tareas pero sin un orden claro, lo que genera superposición de funciones o lo que es peor que haya actividades que nadie realice porque nadie se hace cargo de hacerlas y como no hay una definición clara de quién es el responsable, queda en una zona gris.

A modo de ayuda
Presentamos algunos documentos y tips clave a tener presentes a la hora de pensar en la planificación estratégica, que dan estructura al negocio o micro emprendimiento en análisis.

• Plan de Negocios: es la base de la estrategia, es un documento clave para una PyME, ya que en él se presentan todos los aspectos del negocio. Este documento es solicitado por bancos, gerentes, inversionistas a la hora de realizar un préstamo o buscar nuevos socios estratégicos.
* Qué se espera del negocio.
* Quiénes son nuestros clientes.
* Cuál es nuestra competencia.
* Cómo y dónde se venderá el producto.
* Cuál es la proyección de ventas y gastos.

Presupuesto anual: toda planificación está apoyada en un presupuesto anual, el que debe contemplar los gastos, inversiones e ingresos esperados en forma mensual. Debe ser revisado en forma trimestral, para poder ir ajustándolo según los cambios en el contexto macroeconómico, y de esta forma prever situaciones y evitar encontrarnos al cierre del ejercicio económico con sorpresas de una rentabilidad menor a la esperada.

Estrategia de marketing y ventas: si bien en las empresas grandes  podemos encontrar un área de marketing y otra de ventas, en las PyMES pueden estar bajo un mismo responsable, ya que ambas están íntimamente relacionadas.

* Con base en el plan de negocios, podemos armar los distintos planes de acción (plan de marketing y plan de ventas anuales), éstos deben ser dinámicos y flexibles para adaptarse a los cambios  que van surgiendo a lo largo del año.
* Definir objetivo de ventas y forma de alcanzarlas.
* Definir las acciones que ayuden a lograr los objetivos de ventas y fortalezcan la marca.

Informes de gestión: para poder proyectar un crecimiento y el posicionamiento de la empresa, la administración de la información es indispensable. Los informes de gestión son la herramienta indicada, cada uno de ellos muestra una foto de situación del negocio; de esta forma, los directores tienen el termómetro de situación que ayuda a tomar las decisiones en forma oportuna, previendo impactos no deseados.

Recursos humanos: en toda esta actividad se debe tener presente la planificación de los recursos humanos, su potencial de crecimiento dentro de la empresa, como la generación de una evaluación de desempeño, que sumado a tener bien definido los roles y responsabilidades de cada categoría y/o puesto de trabajo ayudan a la motivación.

Asesoramiento legal: tomar decisiones con responsabilidad y conocimiento ayuda a prevenir conflictos. Tanto el asesoramiento con orientación laboral para una administración del personal con bajo riesgo de conflictos, como el asesoramiento con orientación comercial que nos dará un respaldo a la hora de armar una empresa, estudiar contratos o simplemente alquilar el local u oficina, nos darán sustento a la hora de  tomar decisiones.

Como conclusión podemos decir, que toda empresa es la suma de áreas o sectores que deben estar alineados hacia un objetivo en común, para lograr de esta forma un crecimiento sustentable y medible. La forma óptima de llevar adelante el negocio en el día a día es con información confiable que nos permita tomar decisiones en forma oportuna.

 

Texto: licenciada María José Gurfinkel, directora de SP Profesionales – Soluciones para PyMEs / www.spprofesionales.com.ar

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